[ad_1]

Trainee Adviseur document- en recordsmanagement:
De trainee komt te werken binnen het team recordsmanagement dat onder Records- & Data Management valt. Het COA hanteert de volgende omschrijving van het vakgebied Recordsmanagement: Recordsmanagement controleert het opmaken, ontvangen, onderhoud, gebruik en de selectie van informatieobjecten, inclusief de processen voor het vastleggen en onderhouden van bewijs van en informatie over bedrijfsactiviteiten en transacties in de vorm van records.
Vervolgens zorgt recordsmanagement ervoor dat documenten door de tijd heen authentiek blijven, dat wil zeggen: zoals ze in oorsprong zijn gemaakt. Daarnaast zorgt recordsmanagement er ook voor dat we de records in hun juiste verhouding tot elkaar blijven zien, in hun context: dat een informatieobject hoort bij andere informatieobjecten, die samen een bepaalde zaak of casus vormen. Gegevens staan doorgaans nooit op zichzelf, maar zijn een antwoord op een eerder geschreven brief of nodigen uit tot reactie. De bewijsdocumenten, de records, mét de gegevens waarmee ze kunnen worden teruggevonden (de metadata) vormen de bouwstenen van het recordsmanagement: aan de hand hiervan hoort bewijs en verantwoording steeds mogelijk te zijn. Binnen het RM team zal de trainee een leer-werk traject volgen met als doel Adviseur document- en recordsmanagement te worden. Naast het volgen van trainingen, het meelopen met collega’s in het team en het uitvoeren van (junior) RM werkzaamheden ligt er ook een opdracht voor de trainee klaar, waar hij/ zij het komende jaar mee aan de slag gaat.

Project:
Dit betreft het opzetten (doorontwikkelen) van een project om te komen tot een ICF voor het informatiedomein: Een Internal Control Framwork (ICF) is een set aan maatregelen en controles, die borgt of de dagelijkse werkzaamheden bijdragen aan de visie en strategie van een organisatie. ICF draagt bij aan een goede sturing en beheersing van de organisatie. Het initiatief voor een Internal Control Framework I-kolom (hierna ICF) binnen COA is gebaseerd op het ‘Actieplan verbeteren kwaliteit gegevens COA’ (MIT) en de uitwerking van het rapport ‘Onvoltooid digitaal’ (RM) (in samenwerking met de stuurgroep Digitaal Werken). Beide initiatieven hebben veel raakvlakken. Besloten is voor een gezamenlijke (MIT/RM) aanpak.
 
Doel van de functie:
De recordmanager is verantwoordelijk voor het ontwikkelen, invoeren en beheren van het strategische, tactische en operationele beleid voor het recordmanagement van de organisatie. Daarbij laat de recordmanager zich leiden door het recordmanagementbeleid van het COA en door alle organisatie- en vakspecifieke relevante wetten, regelingen en normen. De recordmanager is bij de uitvoering van zijn of haar taken voortdurend gericht op het minimaliseren van juridische en bedrijfsrisico’s voor het COA, als ook op het doelmatig en efficiënt beheren van de records van de organisatie. Voor dat laatste levert de recordmanager voorstellen die hij of zij mede baseert op zijn of haar kennis van de actuele mogelijkheden die de markt biedt.
 
Uit te voeren taken:
De recordmanager voert taken uit op de volgende gebieden:
1. Het recordmanagement van het COA: visie en strategie
De recordmanager;
• draagt bij aan de visie en strategie voor het recordmanagement voor het COA.
• draagt deze visie en strategie in de organisatie uit, in het bijzonder aan proceseigenaren, aan specialisten op het gebied van informatievoorziening en ICT, management, risicomanagement, kwaliteitsmanagement en wet- en regelgeving (juristen).
2. Het recordmanagement van het COA: beleid, doelen en realisatie De recordmanager / adviseur ontwikkelt, implementeert, handhaaft, publiceert, documenteert en evalueert het beleid van het COA voor het beheren en toegankelijk houden van de records van het COA;
• formuleert realistische doelen op de kortere en langere termijn voor het in- en uitvoeren van het beleid;
• plant, coördineert en begeleidt activiteiten voor het realiseren van deze doelen;
• adviseert proceseigenaren en (unit)managers over alle zaken die het beleid en de uitvoering van dit beleid betreffen;
• adviseert over aspecten van recordmanagement bij vraagstukken en initiatieven op het gebied van document- en recordmanagement;
• voert onderzoek en analyses uit voor het evalueren en vormen van (nieuw) beleid;
• ziet erop toe dat de proceseigenaren van het COA het beleid toepassen en handhaven in hun bedrijfsprocessen;
• voert in opdracht van het Bestuur van het COA en in het kader van kwaliteitszorg audits uit op het record- en archiefbeheer van de organisatie;
• begeleidt, stuurt en controleert de conversies en migraties van records van het COA;
• coördineert archiefbewerkingsprojecten die op de fysieke archieven van de organisatie worden uitgevoerd;
• onderhoudt netwerken die relevant zijn voor het beleid en de uitvoering van dit beleid, participeert in relevante overlegstructuren en levert bijdragen aan ontwikkelingen op het gebied van het informatiebeheer van de organisatie;
• fungeert als aanspreekpunt en vraagbaak voor praktische zaken met betrekking tot records;
• communiceert en voert overleg met de recordmanagers van de ketenpartijen van het COA.
 

[ad_2]

Source link