Moet je via Teams of via Mail communiceren? Je ziet vaak dat als je meer mensen wil bereiken er al snel een mailtje wordt gestuurd. Toch is Microsoft steeds bezig om de integratie tussen Teams en Outlook te verbeteren. Weet jij waar je in Outlook de knop “Delen in Teams” kan vinden?

Op 9 februari jl. heeft Microsoft aangekondigd dat de functie “Delen in Teams” zou worden geüpdatet, uiteraard verscheen deze volgens schema in de laatste week van maart.

De functie Delen in Teams
Het idee achter “Delen in Teams” is eenvoudig. Medewerkers krijgen veel e-mail die ze graag met collega’s willen delen of bespreken. Ze kunnen de discussie per e-mail voeren met de bekende nadelen van eindeloze reeksen heen-en-weer-antwoorden, telkens in CC gezet worden, onder iedere mail een handtekening, want die staat standaard ingesteld. Gevolg is dat je in een mailwisseling eindeloos aan het scrollen bent. Onhandig. Herkenbaar?

Door de discussie naar Teams te brengen, blijft de focus behouden en zorgt het ervoor dat iedereen de discussie ziet ontwikkelen en kan bijdragen als dat nodig is.

De techniek achter “Delen in Teams”
De functie “Delen in Teams” is onderdeel van de Teams-invoegtoepassing voor Outlook. Delen in Teams, gelanceerd in 2020, gebruikt dezelfde functionaliteit die wordt gebruikt om e-mail naar een kanaal te verzenden mogelijk te maken. Dit is een connector die de cloud-mailboxen koppelt aan een team en gebruikt wordt om inkomende e-mail geadresseerd aan kanalen af te leveren in Teams.

Verschillende mogelijkheden “Delen in Teams”
Met “Delen in Teams” kunnen er behalve Teams en kanalen ook berichten worden verstuurd naar:

• Een persoon: het bericht wordt afgeleverd in een persoonlijke chat.
• Een groepschat: als je een bericht vanuit Outlook deelt met meerdere gebruikers, bezorgt Teams het bericht aan de groepschat waarbij die gebruikers betrokken zijn of er wordt een nieuwe groepschat aangemaakt.
• Elk kanaal waartoe de afzender toegang heeft, inclusief privékanalen.

In al deze gevallen kunnen berichten met bijlagen gewoon worden gedeeld.
Onderstaand plaatje toont een voorbeeld van een bericht delen met een Teams-kanaal.

Hieronder kun je zien hoe het gedeelde bericht eruitziet in Teams. Zoals weergegeven, ziet het eruit als elk ander begin van een gesprek, waarbij collega’s een reactie kunnen geven. Aan het envelopje kun je zien dat het om een “Delen in Teams” bericht gaat.

Waar worden deze berichten opgeslagen?
Sinds de nieuwe update eind maart dit jaar, worden berichten opgeslagen in SharePoint Online in de e-mailberichten map en in de documentenstructuur. Berichten die naar een kanaal werden gestuurd, kwamen voorheen namelijk eerst in een map met de naam van de maand, zoals voor de maand april (bijvoorbeeld EmailMessages_4_2021). Deze wijziging van de doelmap irriteerde veel mensen. Kopieën van berichten die met individuen of groepschats zijn gedeeld, staan in de map Microsoft Teams Chat Files van het OneDrive for Business-account van de afzender. Dat is nu beter gestroomlijnd.

Wat is er dan precies veranderd?
Wanneer je een Outlook-bericht deelt met Teams, controleert de invoegtoepassing of de Teams-desktopclient is geïnstalleerd. Als deze beschikbaar is, gebruikt de invoegtoepassing eenmalig de aanmelding om een nieuw venster in de Teams-client te openen om het bericht te kunnen delen op de gewenste plek. Dit is het grote verschil tussen de oude methode: het kopiëren van het kanaaladres en daar de e-mail toesturen. Het openen van een venster in een verbonden Teams-client is sneller en zorgt voor minder handelingen. De oude functie werd dan ook nauwelijks gebruikt.

Wil je meer over dit onderwerp weten? Neem dan contact op met:

Jeroen Kamps
Manager ICT Services
jeroen.kamps@bconn.nl
06 21 19 27 91

Source link