[ad_1]

De medewerker is verantwoordelijk voor de inrichting van een professioneel goed werkend Workforce Management (WFM) systeem en
proces dat past bij de omvang en het niveau van de CSO. Dit systeem wordt opgebouwd uit verschillend, op elkaar aansluitende, ict tools
gebaseerd op Excell of andere vergelijkbare basis ICT pakketten die in de toekomst ook door de CSO zelf goed te onderhouden zijn. Op
basis daarvan dient een gedegen forecast mogelijk te zijn van verwacht binnenkomend werk, gecombineerd met een adequate planning
van benodigde capaciteit aan medewerkers op skill niveau. Die wordt vertaald naar een dienstrooster voor medewerkers, rekening houdend
met wet en regelgeving en voorkeuren van medewerkers. Tenslotte wordt ondersteunende tooling op het gebied van verlofuitgifte en
voorraadregistratie geïmplementeerd. Dit alles gecombineerd met rapportage en analyse mogelijkheden en tooling, waar mogelijk met
aansluiting op de rapportage omgeving van BZ. De medewerker is naast de ontwikkeling van de tooling verantwoordelijk voor het trainen
en begeleiden van BZ personeel op het gebruik van de nieuw te ontwikkelen middelen.

De senior expert backoffice WFM-tooling:

• adviseert het CSO management omtrent de benodigde oplossingen voor rapportage, forecasting, planning en roostering van de CSO operatie;
• neemt het voortouw bij het opstellen van de specificaties, ontwikkelt de tools in Excel of vergelijkbare software op basis van geavanceerde (Excel) functionaliteiten;
• begeleidt de technische implementatie;
• ondersteunt bij het uitrollen naar de operatie en zorgt dat uitkomsten digitaal visueel gemaakt worden;
• traint en begeleid BZ medewerkers die de tools gaan gebruiken en beheren;
• draagt zorg voor het overdragen van het technische en functionele beheer;
• bewaakt de samenhang en synergie van de diverse oplossingen en de toegevoegde waarde voor de organisatie.

Achtergrond opdracht
Het ministerie van Buitenlandse Zaken verwerkt jaarlijks zo’n 700.000 visumaanvragen en zo’n125.000 aanvragen voor reisdocumenten.
Deze aanvragen worden ingediend bij een groot aantal front office balies op ambassades en/of kantoren van externe dienstverleners.
Vervolgens worden ze afgehandeld in de back office. Tot januari 2018 waren deze back offices verspreid over een aantal locaties in de
wereld. Vanaf 1 januari 2018 tot eind 2020 worden deze locaties stuk voor stuk ondergebracht in 1 centrale back office in Den Haag: de
CSO genaamd. Deze grootschalige inrichting vraagt onder andere om een professionele inrichting van WFM en uitgebreide WFM tooling.

[ad_2]

Source link