[ad_1]

Functie
Secretaresse

Expertise

Werkzaamheden
Officemanager, opdracht met uitzicht op dienstverband

De Officemanager stuurt het secretariaat en projectsecretariaat aan en is meewerkend voorman/-vrouw.

Onze opdrachtgever
Onze opdrachtgever richt zich op het verbeteren van dienstverlening en bedrijfsvoering van gemeenten ten
behoeve van hun inwoners en bedrijven. Dat doet KING onder andere door gemeenten te helpen bij ICT-gerelateerde vraagstukken en door het leveren van sturingsinformatie. En heel praktisch: Onze opdrachtgever wil gemeenten zo goed mogelijk ondersteunen bij de aanpak van de decentralisaties in het sociaal domein.

Secretariële ondersteuning en programoffice
Het secretariaat bestaat uit 6 FTE, een officemanager en drie secretaresses die ondersteuning bieden aan de directeur, 3 afdelingshoofden en twee coördinatoren.
Zij voert regelmatig in opdracht van de VNG programma’s en projecten uit of werkt mee in programma’s of projecten van de VNG en andere partijen zoals ministeries. De programma’s en projecten die zij zelf uitvoert worden ondersteund door projectsecretarissen.

Daarnaast wordt algemene secretariële ondersteuning geboden (2 fte) aan programmamanagers en projectleiders.
Die secretariële ondersteuning is begin dit jaar ondergebracht bij het secretariaat van opdrachtgever. Het is de bedoeling te komen tot een verdere ontwikkeling van het secretariaat tot een eenheid die zowel secretariële ondersteuning biedt aan het lijnmanagement als aan programma’s en projecten van opstart tot afronding en waar ook sprake is van een pool van projectsecretarissen.

De officemanager heeft tot taak verder vorm en inhoud te geven aan de inrichting van het programoffice en verzorgt de dagelijkse aansturing van zowel secretariaat als programoffice.
Naast het bieden van secretariële ondersteuning verricht het secretariaat/de officemanager taken op het gebied van documentbeheer en archivering, coördinatie BHV, contractafspraken externe vergaderfaciliteiten, inkoop kantoorartikelen (en zijn van liaison naar moederbedrijf VNG voor andere facilitaire ondersteuning en ICT), coördinatie huisvestingsvraagstukken waarbij de uitvoering plaatsvindt door de VNG of externe partijen, inkoop soft- en hardware buiten de standaard kantoorautomatisering.

De programoffice biedt algemene secretariële ondersteuning (m.n. agendabeheer) en richt zich op de meer inhoudelijke ondersteuning van programmamanagers en projectleiders. Daarbij gaat het om taken op het terrein van ondersteunen
bij samenstellen team, wegwijs maken nieuwe teamleden, voorbereiden en ondersteunen overleggen, inrichten en bijhouden projectadministratie, ondersteuning verzorging rapportages, ondersteunen communicatie binnen het team en tussen team en omgeving.

Verantwoordelijkheden en resultaatgebieden

Je werkt in nauw overleg met directeur, managers, programmamanagers, projectleiders, secretaresses en projectsecretarissen en je werkt goed samen met de afdeling facilitaire zaken van de VNG. Daarbij horen de volgende activiteiten en werkzaamheden:
 Inrichten van secretariaat en programoffice (bezetting en processen);
 Dagelijkse aansturing van het secretariaat en het programoffice (van opstart tot afronding
van programma’s en projecten);
 Inhuur en voeren van selectiegesprekken
 Voeren van gesprekken in het kader van de HR-cyclus met de medewerkers;
 Voeren van evaluatiegesprekken met opdrachtnemers
 Voeren van overleggen en afstemmen met de VNG over facilitaire ondersteuning, ICT en
huisvesting;
 Voeren van overleg met directeur, managers, coördinatoren en projectleiders over
gewenste en geboden ondersteuning;
 Coördineren van de BHV (als onderdeel van de BHV-organisatie van de VNG);
 Eindverantwoordelijk voor ondersteuning bedrijfsproces inhuur tijdelijk personeel (CTM);
 Verantwoordelijk voor het proces van documentbeheer en archivering.

Kennis- en ervaringsvereisten

 HBO- denk- en werkniveau, blijkend uit opleiding en ervaring;
 Ruime kennis van en ervaring met het inrichten, aansturen en uitvoeren van secretariële
werkzaamheden alsmede de inrichting en ondersteuning van programma’s en projecten;
 Aantoonbaar zeer ruime ervaring in een vergelijkbare functie (tenminste vijf jaar);
 Kennis van en bij voorkeur enige affiniteit met (semi)overheid en gemeenten;
 Weet goed om te gaan met politiek gevoelige informatie en voelt zich thuis in een
bestuurlijke omgeving;
 Goede communicatieve vaardigheden;
 Uitgebreide kennis van het complete officepakket;
 Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift;
 Excellente planningscapaciteiten en vermogen tot organiseren in conflicterende
omstandigheden;
 Hoge mate van klantgerichtheid;
 In staat tot bewaken van en opvolging geven aan acties en bijbehorende deadlines;
 Het zelfstandig kunnen vaststellen van prioriteiten en sturing geven aan de opvolging
daarvan.

Houdingaspecten

 Kan goed samenwerken in een team, kan delegeren en overzicht houden
 Stevig en standvastig
 Communicatief vaardig, contactgericht
 Creatief en oplossingsgericht
 Sensitief op organisatieniveau en op groepsniveau (groepsdynamiek)
 Ondernemend (proactief)
 Gedisciplineerd
 Klantgericht
 Kwaliteit gericht
 Resultaatgericht

Het betreft een functie waarbij je de eerste periode via ons gedetacheerd zult worden en daarna op contract genomen zal worden door de opdrachtgever.

Het betreft een opdracht voor 36 uur per week, standplaats Den Haag.

Salarisindicatie is ± € 3600 op basis van 36 uur. Bij indiensttreding bij de opdrachtgever kun je onder hun voorwaarden rekenen op een 13e maand.

Graag ontvangen wij bij interesse het volgende van je:

– recent cv, toegespitst op de omschreven functie
– salarisindicatie
– persoonlijke motivatie, toegespitst op de functie
– vermelding van evt. vakantieplannen

Je reactie ontvangen wij uiterlijk 20 juni 10.00 uur.

Na aanbieding bij opdrachtgever wordt door hen een selectie gemaakt. In beginsel worden maximaal drie kandidaten uitgenodigd voor een gesprek op 29 juni tussen 9.00-12.00. Op basis van die gesprekken wordt een kandidaat geselecteerd voor een tweede gesprek. Daarna volgt nog een
gesprek met de directeur van opdrachtgever.

Bijzonderheden

Regio
Nederland – Zuid-Holland

Startdatum
01-07-2016

Duur
6 maanden

Referentienr.
92160145

[ad_2]

Source link