[ad_1]

Voor een opdrachtgever in Rijswijk is Harvey Nash op zoek naar een Records Manager.

Doel van de functie

De recordmanager is verantwoordelijk voor het ontwikkelen, invoeren en beheren van het strategische, tactische en operationele beleid voor het recordmanagement van de organisatie. Daarbij laat de recordmanager zich leiden door het recordmanagementbeleid van het COA en door alle organisatie- en vakspecifieke relevante wetten, regelingen en normen. De recordmanager is bij de uitvoering van zijn of haar taken voortdurend gericht op het minimaliseren van juridische en bedrijfsrisico’s voor het COA, als ook op het doelmatig en efficiënt beheren van de records van de organisatie. Voor dat laatste levert de recordmanager voorstellen die hij of zij mede baseert op zijn of haar kennis van de actuele mogelijkheden die de markt biedt.

De recordmanager draagt zorg voor het invoeren, versterken, uitvoeren en monitoren van de volgende processen:

– het bepalen welke documenten, dossiers en gegevens als de records van het COA moeten worden aangemerkt en in een veilige bewaaromgeving moeten worden opgenomen;

– het bepalen hoe lang deze records moeten worden bewaard;

– het op een juiste wijze digitaliseren, registreren, classificeren, metadateren, opslaan en bewaren van deze records;

– het bewaren en beheren van de records van het COA in veilige fysieke en digitale omgevingen;

– het op een juiste wijze uitvoeren van conversies en migraties van records;

– het tijdig op de juiste wijze vernietigen van de records waarvan de bewaring niet langer nodig of vereist is.

Uit te voeren taken

De recordmanager voert taken uit op de volgende gebieden:

1. Het recordmanagement van het COA: visie en strategie

De recordmanager vormt een visie en strategie voor het recordmanagement voor het COA. draagt deze visie en strategie in de organisatie uit, in het bijzonder aan proceseigenaren, aan specialisten op het gebied van informatievoorziening en ICT, management, risicomanagement, kwaliteitsmanagement en wet- en regelgeving (juristen).

2. Het recordmanagement van het COA: beleid, doelen en realisatie

– De recordmanager ontwikkelt, implementeert, handhaaft, publiceert, documenteert en evalueert het beleid van het COA voor het beheren en toegankelijk houden van de records van het COA;

– formuleert realistische doelen op de kortere en langere termijn voor het in- en uitvoeren van het beleid;

Рplant, co̦rdineert en begeleidt activiteiten voor het realiseren van deze doelen;

– adviseert proceseigenaren en (unit)managers over alle zaken die het beleid en de uitvoering van dit beleid betreffen;

– adviseert over aspecten van recordmanagement bij vraagstukken en initiatieven op het gebied van document- en recordmanagement;

– voert onderzoek en analyses uit voor het evalueren en vormen van (nieuw) beleid;

– ziet erop toe dat de proceseigenaren van het COA het beleid toepassen en handhaven in hun bedrijfsprocessen;

– voert in opdracht van het Bestuur van het COA en in het kader van kwaliteitszorg audits uit op het record- en archiefbeheer van de organisatie;

– toetst recordhoudende systemen aan de eisen die uit het oogpunt van goed recordbeheer aan deze systemen moeten worden gesteld;

-voert uit en ziet toe op de vernietiging van de records van het COA volgens de procedure voor het selecteren en vernietigen van records;

– begeleidt, stuurt en controleert de conversies en migraties van records van het COA;

– draagt de permanent te bewaren records van het COA over aan een rijksarchiefbewaarplaats of een andere bewaarinstantie;

Рco̦rdineert archiefbewerkingsprojecten die op de fysieke archieven van de organisatie worden uitgevoerd;

– onderhoudt netwerken die relevant zijn voor het beleid en de uitvoering van dit beleid, participeert in relevante overlegstructuren en levert bijdragen aan ontwikkelingen op het gebied van het informatiebeheer van de organisatie;

– fungeert als aanspreekpunt en vraagbaak voor praktische zaken met betrekking tot records;

– communiceert en voert overleg met de recordmanagers van de ketenpartijen van het COA;

– draagt ervoor zorg dat de medewerkers met verantwoordelijkheden voor het beheren van de records van het COA, over kennis van goed document- en archiefbeheer beschikken.

Opleiding, kennis en inzicht

– beroepsgerichte opleiding op hbo of academisch niveau op het gebied van recordmanagement en/of informatiemanagement, of aantoonbare vergelijkbare kennis en ervaring;

– kennis van relevante vak- en organisatiespecifieke wetten, regelingen en normen;

– kennis van instrumenten en ontwikkelingen van het eigen vakgebied (standaarden, methodieken, systemen, digitalisering);

– inzicht in (internationale) ontwikkelingen op het vakgebied en hun relevantie voor het recordmanagement van het COA;

– inzicht in bestuurlijke processen en verhoudingen;

– inzicht in de rol van een kwaliteitssysteem voor het recordmanagement van het COA;

– inzicht in ontwikkelingen op het gebied van geautomatiseerde documentaire informatiesystemen.

[ad_2]

Source link