[ad_1]

Functie
Projectleider

Expertise

Werkzaamheden
Projectleider aanbesteding ervaar het OV

Beschrijving van de eenheid en het team (denk aan doelen en taken)
OV-Oost is een samenwerkingverband van de provincies Overijssel, Flevoland en Gelderland. De provincies verlenen concessies voor de uitvoering van bus- en treinvervoer. OV-Oost houdt zich bezig het beheer en de ontwikkeling van de openbaar vervoer contracten, monitoring en de opzet, uitvoering en het beheer van de bijbehorende marketingactiviteiten

Projectteam
In 2007 hebben de overheden en vervoerders in OV Oost samen ‘ervaar het OV’ opgericht. Het doel was en is om meer mensen met het OV kennis te laten maken en meer mensen structureel van het OV gebruik te laten maken om op die manier de daluren te vullen.

Een keer per maand komen de marketeers en/of communicatie-adviseurs van de vervoerders en overheden bij elkaar om gezamenlijk invulling te geven aan Ervaar het OV. Dit gebeurt onder leiding van projectleider Ervaar het OV III, die in dienst is van provincie Gelderland.

In juni 2012 is opdracht gegeven aan een marketing- en communicatiebureau om voor 2 jaar samen met het projectteam uitvoering te geven aan Ervaar het OV III. Begin 2015 is Ervaar het OV III geëvalueerd en is besloten om het contract met het bureau nog één jaar te verlengen. De overeenkomst met het bureau loopt af op 6 juni 2016.

De activiteiten die plaats vinden binnen Ervaar het OV dienen bij te dragen aan de beleidsdoelen van de 3 overheden, rekening houdend met de bedrijfsdoelen van de vervoerders. Dit betekent dat toekomstige activiteiten binnen Ervaar het OV getoetst dienen te worden aan de beleidskaders. Hiervoor vindt afstemming plaats met de senior marketeer, in dienst van provincie Overijssel, die hiervoor aanspreekpunt is namens alle 3 overheden.

Bij aanbestedingen van EHOV wordt doorgaans gewerkt met een aanbestedingsteam. Hierin zitten 2 vertegenwoordigers van de overheden (waaronder projectleider) en 2 vertegenwoordigers namens de 3 vervoerders in de regio.

Projectdoel
Het succesvol begeleiden van de aanbesteding van Ervaar het OV IV.
Als eerste dient hiervoor overeenstemming met alle deelnemende partijen te worden bereikt over de inhoud en financiële bijdrage.
Vervolgens dient de projectleider samen met de afdeling inkoop van provincie Gelderland en het aanbestedingsteam een selectie leidraad. Waarin is vastgelegd wat wordt aanbesteed en welke eisen voor inschrijvende partij gelden. Ook is de projectleider verantwoordelijk voor opstellen nota van inlichtingen, beoordelen van de offertes samen met kernteam, opstellen van evaluatierapport en gunningbeslissing. De projectleider is ook aanspreekpunt tijdens de bezwaartermijn. De projectleider schrijft de benodigde documenten, bewaakt het proces, is aanspreekpunt en woordvoerder van EHOV IV en zorgt dat de gehele aanbestedingsprocedure zorgvuldig en integer verloopt.
Na definitieve gunning zorgt de projectleider voor een goede overdracht t.b.v. opstellen nieuwe (raam)overeenkomst en uitvoering EHOV IV dan de projectleider die straks de uitvoering gaat verzorgen.

Projectfasering
Begeleiden van aanbesteding EHOV IV verloopt in een (wettelijke fasen). Dit betekent dat in bepaalde perioden de werkdruk hoog zal zijn (zoals bij opstellen selectie leidraad, nota van inlichtingen en beoordelen inzendingen) en andere perioden heel erg laag (zoals tijdens bezwaartermijn).

Doelen
OV Oost zoekt voor deze functie een zorgvuldige, integere en gedreven projectleider, met kennis van marketing en/of communicatie en bijvoorkeur ook van openbaar vervoer.
Een doortastend persoon die zorgt voor draagvlak bij alle partijen en zich bewust is van de aspecten die een aanbestedingsproces met zich meebrengen. Een persoon die duidelijk kan verwoorden wat wordt aanbesteed (zowel schriftelijk als mondeling).
marketing kan delen met projectleiders. Ervaring op het gebied van overheids- en projectcommunicatie is een pre. Ervaring in communicatie met diverse opdrachtgevers vormt een belangrijk aandachtspunt.

Taken
Resultaten (welke en wanneer)
· Overeenstemming met alle deelnemende partijen over inhoud en financiële bijdrage.
· Zorgen dat de aanbesteding zorgvuldig en integer verloopt binnen de gestelde termijnen
· Beschrijven van de benodigde documenten (met input van aanbestedingsteam) samen met afdeling Inkoop, zoals
o Selectie leidraad / beschrijvend document
o Nota van inlichtingen
o Evaluatie rapport
o Gunningsbeslissing
o Indien gewenst GS-nota voor gedeputeerde van één of meerdere provincies
· Regelmatig terugkoppelen aan opdrachtgevers van vorderingen en indien nodig afstemmen of bepaalde keuzes passen binnen in ontwikkeling zijnde marketing beleidskaders OV Oost
· Indien bezwaren binnen komen tijdens bezwaartermijn, deze in overleg met jurist, inkoop, beleidsmedewerkers, marketeers deelnemende partijen, deze adequaat afhandelen
· Informeren aan relevante partijen wie de aanbesteding heeft gewonnen. Denk aan:
o Projectleden EHOV III
o Concessiemanagers en andere medewerkers OV Oost
o Beleidsmedewerkers OV van de 3 provincies
o Medewerkers van de vervoerders
oPolitiek
· Overdracht werkzaamheden
o Opleveren nieuwe (raam) overeenkomst samen met inkoop en projectleider implementatie EHOV IV.
o Overdracht EHOV IV aan projectleider EHOV IV

Voortgangsrapportages (welke, wanneer en aan wie)
· wekelijks overleg met senior marketeer (tenzij die lid wordt van aanbestedingsteam)
· tweewekelijks overleg met teamleider OV Oost en/of accountmanager OV Oost
· op bepaalde momenten voortgang in Managersoverleg OV Oost

Met wie wordt er samengewerkt
Gedurende het gehele traject:
· senior marketeer OV Oost (namens de 3 provincies)
· teamleider OV Oost en accountmanager OV Oost

Daarnaast in het voortraject:
· projectleider EHOV III
· marketeer en/of communicatie-adviseurs overheden
· marketeers vervoerders
· commercieel managers vervoerders

Leden aanbestedingsteam:
· inkoop
· marketeer en/of communicatie-adviseur provincies
· marketeers vervoerders

Overigen:
De projectleiding van een aanbesteding is een afwisselend werkproces met drukke en rustige perioden, waar flexibel mee omgegaan moet worden. Dit is een belangrijk aspect bij de functie-invulling! De projectleider moet op piekmomenten voldoende uren ter beschikking moet hebben, tot een fulltime inzet, om het aanbestedingsproces optimaal te faciliteren en de voortgang te waarborgen. Piekmomenten zijn bijvoorbeeld de vaststelling en publicatie van het bestek, de invulling van de nota’s van inlichtingen, en het beoordelen van offertes. Op andere momenten is er juist sprake van een beperkte inzet. De gemiddelde inzet wordt nu ingeschat op ca. 16 uur per week. Onderdeel van de opgave is om in de eerste 2 weken een Plan van Aanpak te ontwikkelen, waarin het te volgen proces en de te verwachten urenbesteding duidelijk worden.

Gevraagde opleidingen
Een afgeronde marketingopleiding op HBO-niveau

Gevraagde kennis
o heeft ervaring / gevoel voor aanbestedingsprocessen vanuit opdrachtgevers kant
o is een toegankelijk persoon met gevoel voor verhoudingen. Hij/zij kan op effectieve wijze deelnemen aan en communiceren in verschillende overlegstructuren, zowel in- als extern.
o beschikt over sterke contactuele vaardigheden, is flexibel en diplomatiek in combinatie met een duidelijke eigen mening.
o heeft een ondernemersgeest, is resultaatgericht en besluitvaardig.
o is creatief en innovatief en denkt vooral in kansen en oplossingen.
o Is op de hoogte van de ontwikkelingen binnen het eigen vakgebied
o gedreven om te bewijzen dat een partnership met vervoerder zorgt voor een prettig werkklimaat en daarbij ook nog eens de beste resultaten oplevert.
o Hij gelooft in de in ontwikkeling zijnde beleidskaders van de overheden.
o flexibel m.b.t. taakopvatting en standplaats. Standplaats wisselt tussen Zwolle en Arnhem.
o Ervaring in het openbaar vervoer strekt tot aanbeveling, maar is geen vereiste. Aantoonbare affiniteit is wel noodzakelijk.

Gevraagde werkervaring (eventueel aantoonbaar / referenties)
Ervaring op het gebied van overheids- en project-communicatie ook op het gebied van bereikbaarheid en OV is een pre

Knock-out criteria belangrijk!
1. Minimaal 3 jaar relevante werkervaring:
a. Schrijven van marketingplannen
b. Regie op / coördinatie van marketingprojecten
c. Inhoudelijk invulling geven aan marketingprojecten
2. Aantoonbare ervaring in samenwerking met partijen die verschillende belangen hebben
3. Inzicht in aanbestedingsprocessen vanuit de aanbestedende partij
De kandidaat is flexibel inzetbaar, rekening houdend met een piekbelasting op aanbestedingsmomenten (zie Functieprofiel Overigen)

Bijzonderheden
Bij het uitvoeren van deze opdracht is VOG verplicht: Ja
Duur: 5 maanden
Startdatum: 09-05-2016
Optie op verlenging: Onbekend
Locatie: Zwolle
Uren per week: Gemiddeld 16 uur
Uurtarief (per uur, all-in, ex BTW): Zo scherp mogelijk
Datum geplande intakegesprek: 18-04-2016, tussen 9:00 – 12:00 uur.
Sluitingsdatum van uw aanbieding: 12-04-2016, aanleveren voor 17:00 uur
Nominatiedatum Opdrachtgever: 13-04-2016
Branche/Klant: Overheid/Provincie Overijssel

Regio
Nederland – Overijssel

Startdatum
09-05-2016

Duur
5 maanden

Referentienr.
10160651

[ad_2]

Source link