[ad_1]

WERKVELD Control Unit (CU)
DCV – en dus ook haar CU afdeling – onderscheidt zich door het feit dat het qua budget niet alleen verantwoordelijk is
voor uitgaven, maar ook voor aanzienlijke (consulaire ) inkomsten uit gelden die door klanten betaald worden voor
het aanvragen van consulaire producten als visa, paspoorten, etc. door de beheersing van dit proces werd in 2017
de zgn. E-kassa geïntroduceerd.
Met deze E-kassa worden wereldwijd de betalingen door klanten op ambassades
en consulaten of bij externe dienstverleners direct in de BZ systemen geboekt. Naast de technische implicaties
hiervan brengt dit voor CU een aantal nieuwe werkzaamheden met zich mee. Het afgelopen jaar hebben posten, de
CSO en RSO’s erg moeten wennen aan het gebruik van de E-kassa. Inmiddels is het proces in control, maar het
vergt nog nauwgezette monitoring van DCV/CU.
De E-Kassa is een onlosmakelijk onderdeel van de digitale
ontwikkelingen (Online aanvragen van consulaire producten) die momenteel door DCV worden ontwikkeld.
Hiernaast heeft DCV de beschikking over een omvangrijk budget voor haar bedrijfsvoering. Dit budget bestaat uit
€30 Mln. jaarlijkse apparaatskosten, incl. (m.n. IT gerelateerde) investeringsmiddelen en daarnaast uit €60 Mln. Puitgaven
voor het consulaire domein.
Aan de apparaatskosten zijn complexe en/of arbeidsintensieve eisen voor financiële verantwoording verbonden (o.a. vanwege de inzet van ESF-middelen voor een deel van de IT). Door wat betrebt de P-uitgaven is de control rol formeel belegd bij HDPO, maar er zit in de praktijk veel werk aan vast voor onze CU.

Buiten de bovengeschetste taken m.b.t. financial control krijgt DCV/CU steeds meer werk op het gebied van wat ook
wel wordt omschreven als ‘business control’. Katalysator van die beweging is het DCV veranderprogramma. In dat
kader worden ingrijpende procesinnovaties doorgevoerd op vrijwel alle beleidsterreinen van DCV. Dit heeft een
aanzienlijke impact op het werk van de CU; meedenken over de uitvoerbaarheid van beleidsinnovaties, een
beheerste procesinrichting met aandacht voor doelmatigheid en rechtmatigheid, adviseren op groot aantal business
cases, diverse grote (Europese) aanbestedingstrajecten effectmeting via KSF’s naar KPI’s, etc. Met het Loket
Buitenland is onlangs een uitdagend project aan de veranderportefeuille van DCV toegevoegd.
Een van de veranderprojecten betreft concreet de wereldwijde uitrol van het nieuwe EDV concessie contract waarbij
binnen 9 maanden wereldwijd op meer dan 100 locaties de nieuwe EDV locaties moeten worden uitgerold en
ingericht. Op financieel gebied verandert er veel door de uitrol van nieuwe EDV’s. Het door DCV/CU goed inregelen
creëert een tijdelijke hoge piekbelasting in activiteiten die vanuit DCV/CU moeten worden gecoördineerd. Zo
verandert de inrichting van E-kassa per gebruiker, balie, locatie en regio. Daarnaast dient de facturatie vanuit BZ te
worden (her)ingericht.

SPECIFIEKE FUNCTIE-INFORMATIE
De medewerker CU is verantwoordelijk voor het uitvoeren van de volgende taken:
1. Planning & Controlcyclus:
 Draagt samen met de Sr. FA zorg voor het management controlsysteem (management informatie en interne
monitoring t.a.v. jaarplancyclus, projectrapportages en uitvoeringsgesprek).
 Ondersteunt de controller bij de coördinatie van de programma-budgetten van de post en de verantwoording
daarover.

2. Financiële administratie: levert input voor een adequate boekhouding bij de Financiele Service Organisatie (FSO)
binnen BZ.

3. Toezicht: ondersteunt in voorkomende gevallen de Senior Financieel Adviseur bij de uitvoering van
toezichthoudende taken op veranderprojecten.

4. Product manager E-Kassa (nieuwe taak).
 Zorgt voor toezicht en (verband) controle op de consulaire opbrengsten via E-kassa.
 vult de eigenaarsschapsrol van CU in voor het product E-Kassa.
 Maakt zich procesmatige inrichting van E-kassa eigen.
 Creeert inzicht in mogelijke en gewenste verdere verbeteringen en aanpassingen in het E-kassa project.
 Stuurt als opdrachtgever het change maangement proces aan voor het doorvoeren van aanpassingen in E-Kassa
 Stuurt als product owner de beheerpartijen van E-kassa aan (Functioneel beheerafdeling DCV en leverancier Pay
Plaza).
 Coordineert de inrichtig van E-kassa binnen verschilende verandertrajecten binnen DCV, zoals de uitrol van
nieuwe EDV locaties en het aansluiten van E-Kassa als online betaal functionliteit binnen online aanvraagmodules,
etc.

5. Administratieve organisatie/Interne Beheersing (AO/IB):
 Zorgt ervoor dat dit taakgeied en de verschillende documenten en formats actueel zijn (o.a.competentietabel,
handtekeningen en parafenlijst, risicoanalyse model (regionaal), ondermandaatregeling).

[ad_2]

Source link