[ad_1]

Achtergrond opdracht:

De Dienst Uitvoering Onderwijs zoekt tijdelijke versterking van het team Archiefmanagement.
We zoeken een recordmanager die taken verricht gedurende en na de implementatie van het OCWbrede e-DOCS en Digis@m pakket voor documentmanagement, recordmanagement en workflow management. Daarnaast bestaat het werkpakket uit taken op het gebied van tactisch archiefmanagement, analyse en ondersteuning.

Opdrachtomschrijving/werkpakket:

Werkpakket Digis@m/Suite 16
Samen met de recordmanager Den Haag tijdelijk bijdragen aan de projectimplementatie van Digis@m/Suite 16 binnen DUO, door:

– Geven van toelichting over en samen met de projectmanager DigiS@m afstemmen met management en gebruikers wat Digis@m is en hoe invoering ervan hen gaat helpen.
– Het signaleren van kansen op verbeteringen door digitalisering, in relatie tot Digis@m / Suite 16
– Analyseren van de huidige werkwijze rondom documentmanagement gedurende de voorbereidingsfase van procesimplementatie.
– Leveren van input t.b.v. het opstellen van een implementatiestrategie.
– Bijdragen aan het ontwerpen van een digitaal werkproces en hierbij de kaders van archiefbeleid DUO bewaken.
– Bijdragen aan het opstellen, vastleggen en effectueren van werkafspraken rond het gebruik van Digis@m.
– Bijdragen aan het opleiden van gebruikers gedurende projectfase.
– Leveren van gebruikersondersteuning in de rol van floorwalker, gedurende livegang fase.
– Adviseren over de coördinerende en ondersteunende rol bij gebruik van de document management systemen en de doorontwikkeling daarvan in projecten.
– Coördineren van samenwerking tussen de gebruikersorganisatie (sleutelgebruikers Groningen) en de product owner, functioneel beheer, gebruikersondersteuning en de recordbeheerders (CEI).
– 1ste lijns gebruikersondersteuning op locatie.
– Coördineren, organiseren en geven van opleidingen aan nieuwe medewerkers/nieuwe gebruikers van DigiS@m/Suite 16.
– Vertalen van archiefbeleid DUO naar uitvoering digitaal werkproces.
– Het signaleren van kansen op verbeteringen door digitalisering, in relatie tot Digis@m / Suite 16.

Werkpakket tactisch archiefmanagement:

– Het adviseren inzake archiefmanagement aan proceseigenaren, managers en medewerkers.
– Het bijdragen aan het opstellen en ontwikkelen van instructies, procedures en richtlijnen voor archiefmanagement.
– Monitoren en toetsen van het administratief/functioneel en technisch beheer van informatie.
– Het geven van voorlichting over archiefmanagement.
– Het inventariseren van behoeften en wensen aan archiefmanagement ter ondersteuning van de werkprocessen van de organisatie.
– Het ondersteunen van de uitvoering met het analyseren en het beantwoorden van operationele vragen op het gebied van archiefmanagement. Met name vragen over selectie en vernietiging vanarchiefbescheiden.

Werkpakket analyse en ondersteuning:

– Het ondersteunen en adviseren van de adviseurs archiefmanagement.
– Het analyseren van de ontwikkelingen met betrekking tot tactisch archiefmanagement en recordmanagement en het adviseren over de gewenste inrichting en werking.
Toelichting: de werkzaamheden van tactisch archiefmanagement en recordmanagement zijn nauw met elkaar verweven. Daarnaast bestaat er ook afhankelijkheid met de werkzaamheden van
functioneel beheer. Er moet een analyse worden uitgevoerd naar de werkzaamheden binnen deze functies, aangevuld met een advies naar de gewenste taakverdeling en inrichtingsvorm en de samenwerking tussen de functies.

[ad_2]

Source link