[ad_1]

Deze opdracht levert de volgende resultaten op:

• Beeld van de (omvang van de) problematiek rondom (digitale en fysieke) personeelsdossiers

• Risicoanalyse op de problematiek rondom personeelsdossiers

• Een plan van aanpak / advies voor het op orde brengen van personeelsdossiers: In welke volgorde gaan we het aanpakken?

De opdracht omvat zowel deskresearch, fysieke controle van archieven als gesprekken met actoren.

Achtergrond opdracht

Van 2005 t/m 2006 zijn papieren personeelsdossiers van EZK en LNV gescand en digitaal gemaakt. De digitale dossiers zijn in het elektronische personeelsdossiers van de uitvoeringsorganisatie P-Direkt (BZK) geplaatst. Hierdoor zijn er meerdere situaties ontstaan, namelijk:

• Dubbele p-dossiers: digitaal bij P-Direkt en fysiek bij beide departementen of ondergebracht in depots van de Rijksarchiefbewerker Doc-Direkt (BZK). Echter, de genomen substitutiebesluiten maken het mogelijk papieren documenten te vervangen voor digitale exemplaren.
• Zogenaamde transitie- of bulkdocumenten: documenten vallend onder één proces zijn als één document gescand. Echter, met de komst van de AVG in mei 2018 mogen bepaalde persoonsgegevens niet langer bewaard worden dan nodig. Hierdoor voldoen de transitiedocumenten waarschijnlijk niet aan de AVG. Deze transitiedocumenten bevatten namelijk documenten met verschillende bewaartermijnen.

Onduidelijk is hoe groot de omvang van het probleem van de fysieke en digitale (transitie)documenten zijn en wat de risico’s zijn wat betreft de bewaar- en vernietigingstermijnen

[ad_2]

Source link