[ad_1]

De projectsecretaris is belast met het ondersteunen en adviseren van de projectleider of programmamanager bij het uitvoeren van een project of programma. De projectsecretaris is verantwoordelijk voor de inrichting, uitvoering, bewaking, samenhang, documentatie en rapportage van projecten om zodoende de projectorganisatie te ondersteunen bij de uitvoering van projecten, portfolio's of programma’s. Denk hierbij aan ondersteunende taken op het gebied van planning & control, risk & issue management, resource management, scope & change management, kwaliteitsmanagement, benefits management, status reporting, project finance, logistiek en het signaleren van (potentiële) obstakels en vraagstukken. Als projectsecretaris tracht je het overzicht over het project/programma te bewaken en fungeer je als sparringpartner van de project- programmamanager.
Daarnaast levert hij/zij daarvoor in het bijzonder een bijdrage aan het opzetten van de projectorganisatie en aan de inrichting van de projectwerkprocessen conform IPMA zoals toegepast binnen RVO.nl.

Om projecten op een transparante manier ten uitvoer te brengen, maakt hij/zij gebruik van projectmanagementmethodieken en stelt deze op een begeleidende manier ter beschikking aan het projectteam en haar stakeholders. Daarnaast ondersteunt hij/zij de projectleider/programmamanager bij:
• het onderhouden van de projectmanagementproducten (PID, projectregister, stuurgroepstukken, etc.)
• Het onderhouden van contacten en afstemmen van activiteiten met business- en technische en faciltaire afdelingen,
• het inplannen van overleggen, het inrichten en voeren van een portfolio-, programma- en projectadministratie
• het beheren van de integrale projectplanning in de daarvoor gebruikte planningssoftware
• het opstellen en bijhouden van financiële rapportages en budgetbewaking
• het registreren en opstellen van actielijsten, issue logs, RfCs (requests for changes), risicoanalyses, besluiten en overige wijzigingen.
• het bewaken van kwaliteitsaspecten en zorgdragen voor de projectuitvoering volgens standaarden en procedures
• het onderhouden van capaciteit- en resourceplanning en afhandelen van inhuur van externe medewerkers (flexibele schil)
• het opstellen van periodieke management- en voortgangsrapportages (planning en financiën)
• het signaleren van project issues (onder andere: planning, financiën, kwaliteit en resources) en het doen van voorstellen voor oplossingen

Achtergrond opdracht:
RVO heeft de applicatie UPNL2.0 ontwikkeld en in gebruik genomen als nieuw basisplatform voor zaakgericht werken bij de uitvoering van haar subsidieprocessen. De komende jaren wil RVO de applicatie verder uitrollen en een groot aantal regelingen op het UP brengen. Dit gebeurt via het programma Implementatie keten UPNL. In het kader van dit programma worden meerdere projecten uitgevoerd.
De projecten betreffen doorontwikkeling van het platform; Implementatie in de werkorganisatie; inrichten van een eigentijdse beheerorganisatie; het opleiden van medewerkers met de nieuwe applicatie. Operationeel werkt het UPNL in een keten met andere systmeen (TVS; relatiebeheer; financieel).
De aard van het programma vraagt strategisch, tactisch en operationeel overleg met het management van een groot aantal onderdelen van de organisatie. Kennis van de RVO organisatie en haar werkwijze is daarbij essentieel.

Het Uitvoeringsplatform NL (UPNL) is een kernapplicatie binnen het RVO landschap. Het is een generiek opgezette applicatie ter ondersteuning van de uitvoering van (subsidie-)regelingen in het nationale domein. Met de gekozen opzet wordt een snelle 'inregeling' (parametrisering) van regelingen beoogd met slechts in beperkte mate specifiek maatwerk (modelleren). Inmiddels draait een versie 2.3 met een elftal regelingen.
De snelle 'inregeling' wordt mogelijk gemaakt doordat het UPNL bestaat uit feitelijk twee applicaties. Een inregelapplicatie en een uitvoeringsapplicatie.

Binnen RVO wordt – veelal projectmatig – hard gewerkt aan optimale geautomatiseerde ondersteuning van de dienstverlening.
In de afdeling Informatiemanagement en Procesontwerp (IMP) is daartoe behoefte aan een programma /projectsecretaris.
De projectsecretaris valt hiërarchisch onder de teammanager KPM en wordt functioneel aangestuurd door de projectleider of programmamanager van het project/programma waarin hij/zij op dat moment werkzaam is.
 

[ad_2]

Source link