[ad_1]

Functie
Project Support

Expertise

Werkzaamheden
Vacature: Projectsecretaresse

Voor onze klant in Den Haag zijn wij op zoek naar een projectsecretaresse.
De projectsecretaresse wordt ingezet binnen het programma Digitale Agenda 2020.

Het betreft een tijdelijke parttime functie op basis van 32 uur per week, vanaf medio april. Bij tevredenheid in uitvoering taken is er kans op verlenging, telkens voor drie maanden tot maximaal eind 2016.

Over DA2020

In de Digitale Agenda worden gemeenten ondersteund in het vormgeven van de drie kernambities met betrekking tot collectieve informatievoorziening:
– Open en transparant in de participatiesamenleving,
– Werken als één efficiënte overheid en
– Massaal digitaal, maatwerk lokaal.
Onderdeel van deze vormgeving is de uitvoering van een samenhangende projectenkalender bestaand uit enerzijds op te schalen gemeentelijke initiatieven en anderzijds landelijke initiatieven.

De ontwikkeling en kansen op het gebied van sturingsinformatie is benoemd als een belangrijke pijler in de digitale agenda. De digitalisering van de wereld schept ongekende kansen voor het genereren van nieuwe informatie en inzichten, die gebruikt kunnen worden door gemeenten voor gerichte beleid sturing en horizontale verantwoording.

De Digitale Agenda 2020 vraagt zelf om sturingsinformatie. Hoe houden we lokaal en landelijk zicht op de realisatie van de ambities die gemeenten hebben geformuleerd in Digitaal 2020? Hoe krijgen we inzicht in de effecten van de investeringen? Hoe weten wat, onder welke omstandigheden, het beste werkt? Hoe informeren we elkaar?

Doel van de functie

De projectsecretaresse beheert de inbox en agenda van de programmamanager. Is zijn vaste aanspreekpunt en voelt feilloos aan waar de urgentie zit en waar de behoefte is.

Daarnaast ondersteunt de projectsecretaresse het project DA2020. Zij is het eerste aanspreekpunt voor de medewerkers van het project m.b.t. ondersteuningswerkzaamheden, beheert de agenda’s, plant vergaderingen in en heeft telefonisch contact met gemeenten, leveranciers, etc. (incidenteel voorbereiden van stukken voor de vergadering, notuleren van vergaderingen en andere overleggen indien de projectleider dat nodig acht), archiveert (digitaal) documenten, regelt vergaderruimtes, meldt bezoekers aan en ontvangt bezoekers. Een pré is wanneer de projectsecretaresse ervaring heeft met het organiseren en voorbereiden van landelijke bijeenkomsten, danwel vergaderingen.

Verantwoordelijkheden en resultaatgebieden

· Het projectsecretariaat biedt algehele ondersteuning aan het project DA 2020; Het team bestaat uit 2 projectsecretaresses en 2 secretaresses en 1 directiesecretaresse. Daarnaast werk je nauw samen met de secretaresses van de staande organisatie. Iedere medewerk(st)er heeft zijn/haar eigen taakgebied; De medewerkers fungeren als elkaars achtervang bij afwezigheid.
· Zorgvuldig inbox en agenda beheer van de programmamanager;
· Werkzaamheden zijn o.a. agendabeheer, contact met gemeenten/zorginstellingen/leveranciers, etc., regelen facilitaire zaken, de organisatie van bijeenkomsten en de ad hoc werkzaamheden;
· Daarnaast verzorgt het secretariaat de registratie van binnenkomende vragen (via telefoon en e-mail) en bewaakt ze de afhandeling daarvan.

Kennis- en ervaringsvereisten

· HBO+ werk- en denkniveau, blijkend uit opleiding en ervaring
· Meer dan 5 jaar aantoonbare ervaring in een vergelijkbare functie bij een vergelijkbare werk-/opdrachtgever
· Aantoonbaar werkzaam geweest bij gemeente
· Aantoonbaar werkzaam geweest in landelijke (grootschalige) projectorganisatie
· Aantoonbaar werkzaam geweest op een projectsecretariaat
· Verantwoordelijk geweest voor agenda en inbox Programmamanager
· Beschikbaar uiterlijk per 18 april

Wie jij bent

Je bent een enthousiaste professional die klantgericht en resultaatgericht te werk gaat. Je combineert je aantoonbare kwaliteiten met communicatieve vaardigheden en kunt dit makkelijk in je werk toepassen, ook op papier. Je bent flexibel, stressbestendig, pro-actief en kunt ook het overzicht goed bewaren. Je werkt zelfstandig en nauwkeurig en voelt je prima thuis in een snel veranderende werkomgeving.

Vergoeding en meer informatie

Het betreft een tijdelijke parttime functie vanaf medio april (met de mogelijkheid tot verlenging) voor een periode tot maximaal eind 2016 met een omvang van 32 uur per week.
De locatie waar de functie wordt uitgevoerd is omgeving Den Haag.
Uurtarief tussen de € 30 en € 35 (incl. reis- en verblijfkosten, excl. BTW). Tarief wordt bepaald aan de hand van cv, kennis en vaardigheden.

Procedure

Graag ontvangen wij uiterlijk vrijdag 8 april a.s. om 10.00 uur:
– je CV toegespitst op de functie,
– een aparte persoonlijke motivatie waarom jij de beste kandidaat bent met daarin een duidelijke toelichting op de kennis- en ervaringsvereisten (zonder persoonlijke motivatie mogen wij niet voorstellen bij de opdrachtgever)
– je uurtarief inclusief reis- en verblijfkosten, exclusief BTW,

Na sluiting van de reactietermijn wordt een selectie gemaakt. In beginsel worden maximaal drie kandidaten uitgenodigd voor een gesprek op woensdag 13 april.
Op basis van die gesprekken wordt een kandidaat geselecteerd voor een tweede gesprek met de projectleider(s) later die week.

Bijzonderheden
Indien je sollicitatie tot een plaatsing bij onze opdrachtgever leidt, is het van belang om te weten dat wij dan per ommegaande de volgende gegevens nodig hebben:
· Kopie Geldig Identiteitsbewijs (paspoort of identiteitskaart, geldig gedurende de gehele opdracht.)

Regio
Nederland – Zuid-Holland

Startdatum
18-04-2016

Duur
8,5 maanden

Referentienr.
92160095

[ad_2]

Source link